Peran Petugas Manajemen Proyek di Industri TI

Organisasi biasanya mendirikan kantor manajemen proyek untuk menstandarisasi proses, alat, teknik, dan templat manajemen proyek. Seorang petugas manajemen proyek di industri teknologi informasi biasanya memelihara gudang untuk proposal proyek, rencana, laporan status dan permintaan perubahan. Dengan mengawasi beberapa proyek TI, dia memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar. Dia juga meningkatkan kapabilitas manajemen proyek dalam organisasi dengan memberikan pelatihan, pendampingan dan pembinaan kepada personel untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan mereka. Selain itu, kantor manajemen proyek biasanya melakukan tinjauan pasca proyek untuk mendokumentasikan pelajaran yang didapat dan terus meningkatkan proses manajemen proyek TI.

Manfaat

Seorang petugas manajemen proyek mengarahkan pendekatan sistemik untuk manajemen proyek dalam organisasi TI. Setiap manajer proyek TI mengidentifikasi produk dan layanannya ke kantor manajemen proyek. Mereka menjadi akuntabel dan bertanggung jawab atas hasil proyek masing-masing sementara kantor manajemen proyek memberikan pengawasan dan dukungan yang diperlukan untuk kolaborasi tim proyek agar berhasil.

Perencanaan

Petugas manajemen proyek yang efektif dalam industri TI membantu semua orang dalam organisasi mengembangkan keterampilan dan pengetahuan untuk menjalankan proyek TI secara efektif. Dia memberikan panduan tentang cara menentukan jadwal, mengalokasikan sumber daya secara efisien, menghasilkan laporan status, menghasilkan dokumen rencana proyek, dan mendapatkan persetujuan. Kantor manajemen proyek di departemen TI menyediakan alat dan templat untuk membantu menangani proyek. Dengan memfasilitasi pertemuan antara sponsor dan tim pengembangan TI, kantor manajemen proyek dapat membantu organisasi TI memprioritaskan proyeknya, seperti intelijen bisnis, keamanan, aplikasi seluler, alat produktivitas, dan situs web jejaring sosial, dan memastikan semuanya selaras dengan tujuan strategis perusahaan.

Administrasi

Dengan memelihara repositori untuk data spesifik proyek, kantor manajemen proyek yang efektif membantu manajer proyek TI menyimpan jadwal proyek dan melaporkan status proyek. Institut Tata Kelola TI memberikan tip dan sumber daya untuk membantu kantor manajemen proyek memastikan bahwa proyek TI selaras dengan tujuan dan nilai bisnis, bahwa kinerja diukur dan risiko dikelola secara efektif menggunakan data ini. Selain itu, dengan menyediakan repositori yang melaporkan ketersediaan profesional TI yang sangat terlatih yang mampu menyelesaikan tugas proyek, petugas manajemen proyek memungkinkan kesiapan organisasi dan alokasi sumber daya yang efisien.

Pertimbangan

Hindari mendirikan kantor manajemen proyek hanya untuk mengambil kendali dari manajer proyek TI individu karena proyek masa lalu gagal, hasil terbaru menghasilkan pendapatan rendah atau proyek baru lebih besar atau lebih kompleks dari upaya sebelumnya. Ini menghilangkan kekuasaan dari manajer proyek TI yang memiliki keahlian khusus yang diperlukan untuk membuat keputusan proyek TI teknis. Petugas manajemen proyek yang efektif mengenali keahlian manajer proyek TI dan berkontribusi pada perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan proyek dengan menyediakan templat dan dukungan lain tanpa mengancam siapa pun.