Apakah Pemberi Kerja Perlu Menyimpan Pay Stub?

Undang-undang ketenagakerjaan federal mengharuskan Anda menyimpan catatan penggajian untuk karyawan Anda, tetapi Anda tidak perlu membuat tanda cek untuk diri sendiri atau karyawan Anda. Namun, beberapa negara bagian memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang mewajibkan memberikan informasi penggajian terperinci kepada karyawan. Misalnya, di Illinois, pemberi kerja harus memberikan potongan atau dokumen terpisah yang mencantumkan semua pemotongan, dan di California, pemberi kerja harus memberikan potongan atau dokumen akuntansi kepada karyawan untuk semua data penggajian yang digunakan untuk menghitung gaji bersihnya. Anda dapat menyimpan salinan potongan gaji sebagai bagian dari catatan penggajian wajib Anda. Kecuali jika rintisan berisi semua informasi yang diperlukan, bagaimanapun, rintisan saja tidak akan memenuhi hukum federal.

Informasi yang Harus Anda Simpan

Undang-undang federal mengharuskan Anda menyimpan informasi dasar tentang setiap karyawan, termasuk nama lengkap dan alamatnya, nomor Jaminan Sosial, jenis kelamin, pekerjaan, dan, jika seorang karyawan berusia di bawah 19 tahun, tanggal lahirnya. Setiap catatan penggajian harus menunjukkan hari dan waktu minggu kerja dimulai, jumlah jam kerja karyawan setiap hari dan total jam untuk minggu kerja. Catatan harus menunjukkan dasar penentuan upah. Anda harus menunjukkan tarif per jam reguler karyawan, total gaji reguler dan total upah lembur untuk karyawan yang tidak dikecualikan, tetapi Anda dapat mengecualikan informasi ini untuk karyawan yang dikecualikan. Catatan harus merinci setiap pemotongan atau penambahan yang mempengaruhi gaji karyawan, total gaji bersih, periode gaji dan tanggal pembayaran.

Jangka waktu penyimpanan

Meskipun undang-undang negara bagian berbeda-beda, undang-undang federal mengharuskan Anda menyimpan catatan penggajian, catatan pembelian dan penjualan yang digunakan untuk menghitung penggajian dan kontrak serikat selama minimal tiga tahun. Simpan dokumen sumber untuk penggajian, seperti kartu waktu, tiket kerja, dan jadwal, setidaknya selama dua tahun.

Dokumen sumber

Anda dapat meminta karyawan untuk menggunakan jam waktu, mencatat waktu berhenti dan mulai mereka secara elektronik atau menyiapkan laporan waktu manual. Hukum federal juga mengizinkan Anda untuk menerima laporan dari pencatat waktu tentang jam kerja setiap karyawan. Jika karyawan tersebut bekerja dengan jadwal tetap, Anda dapat menyimpan salinan jadwal dan hanya mencatat pengecualian.

Penyimpanan Catatan

Undang-undang federal mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan penggajian di lokasi yang aman di tempat kerja karyawan atau lokasi pusat perusahaan. Jika seorang inspektur dari Departemen Tenaga Kerja meminta pemeriksaan catatan Anda, Anda harus dapat membuat file yang disimpan di luar kantor tidak lebih dari 72 jam setelah dia membuat permintaan. Karena potongan gaji dan catatan penggajian berisi informasi pribadi, yang terbaik adalah menyimpan file tersebut di laci terkunci dengan akses terbatas hanya untuk mereka yang benar-benar perlu meninjau file.