Bagaimana Menulis Laporan Bisnis Informal

Bisnis berjalan pada komunikasi informasi yang efisien melalui laporan kemajuan proyek, laporan anggaran, pembaruan sumber daya manusia, laporan penjualan dan laporan tentang tolok ukur strategis yang telah dicapai. Laporan-laporan ini dimaksudkan untuk memberi informasi kepada berbagai macam orang tentang apa yang terjadi di perusahaan. Mereka bersifat sementara dan sering menjadi dasar untuk laporan formal kepada pemangku kepentingan, dewan direksi dan otoritas pengatur.

Format

Laporan bisnis informal biasanya ditulis dalam bentuk memo. Tempatkan "Memorandum" di bagian atas halaman dan di bawah judul tersebut cantumkan tanggal, kepada siapa laporan itu ditujukan, dari siapa laporan itu berasal dan subjek laporan. Subjek dapat berupa "Laporan Kemajuan Harian" atau judul deskriptif lainnya. Seringkali, tajuk dipisahkan dari badan memorandum dengan garis horizontal. Badan laporan harus pendek, faktual dan diatur di bawah judul garis besar jika mencakup topik multi bagian. Setiap catatan referensi berada di bagian bawah memorandum di bawah garis horizontal lainnya. Lampirkan semua dokumen yang direferensikan dalam laporan Anda atau yang meningkatkan kejelasannya.

Mengumpulkan informasi

Kumpulkan informasi sebelum Anda duduk untuk menulis laporan. Siapkan semua fakta yang diperlukan dan catatan Anda sehingga Anda dapat memeriksanya dan memutuskan cara terbaik untuk menyampaikan fakta sehingga pembaca Anda sepenuhnya menghargai situasi yang dilaporkan. Laporan informal adalah alat informasi dan dapat mencakup pertanyaan, saran, dan ajakan bertindak. Refleksi singkat tentang apa yang ingin Anda katakan sebelum menulis membuat laporan tetap singkat dan fokus.

Garis besar

Tulis garis besar termasuk pendahuluan, poin yang akan dibahas dan bagian kesimpulan. Laporan informal harus pendek dan hanya memberikan penjelasan singkat tentang informasinya. Gunakan poin-poin jika memungkinkan dan grafik atau bagan jika mudah dipahami. Ingatlah kebutuhan pembaca laporan Anda dan batasi cakupan laporan untuk persyaratan informasi tersebut.

Menulis

Pendahuluan menyatakan tujuan laporan dan cakupannya. Tandai dengan jelas setiap poin informasi dengan heading atau bullet point dan pertahankan teks untuk satu atau dua paragraf pendek. Cantumkan fakta saja, tanpa komentar editorial. Bagian kesimpulan adalah tempat yang tepat untuk evaluasi, saran untuk tindakan dan pertanyaan lebih lanjut. Saat menulis laporan, jangan ikut campur kecuali Anda diminta untuk memberikan analisis atau pendapat Anda sendiri.