Bagaimana Menjaga Sistem Arsip Elektronik & Hard Copy

Melakukan bisnis biasanya berarti memperoleh banyak catatan, dan tanpa sistem pengarsipan yang baik, volume yang besar membuat sulit untuk mengambil catatan tertentu di kemudian hari. Tanpa akses yang dapat diandalkan ke catatan Anda, bisnis Anda bisa melayang atau bahkan gagal, jadi untuk menjalankan bisnis Anda secara efektif, Anda memerlukan sistem pengarsipan yang baik. Itu berarti merancang skema organisasi file cerdas sejak awal, untuk catatan kertas dan catatan digital Anda, dan kemudian terus memperbarui pencatatan Anda secara teratur setelahnya.

Mengatur File Digital

Mendigitalkan file Anda membuat pencatatan lebih cepat, lebih mudah, lebih aman, dan lebih akurat. Setiap perusahaan harus menyimpan salinan digital dari semua catatan kertas kecuali mereka memiliki alasan kuat untuk tidak melakukannya. Untuk mengatur skema file yang baik untuk catatan elektronik Anda, gunakan komputer khusus yang aman, dan jadwalkan pencadangan rutin komputer tersebut - sebaiknya di lokasi fisik lain - jika komputer rusak atau seluruh kantor Anda mengalami kerusakan akibat bencana. Di komputer, buat folder file untuk semua jenis catatan dasar Anda, seperti gaji, biaya fasilitas, dokumen pajak, serta piutang dan hutang. Gunakan subfolder untuk membuat penyempitan lebih lanjut jika diperlukan. Jadikan tujuan organisasi Anda secara keseluruhan sebagai pengambilan data tertentu yang cepat dan intuitif.

Mengatur File Kertas

Sebagai warisan praktik bisnis yang telah berlalu, sebagian besar perusahaan masih menyimpan catatan kertas segala sesuatu. Terkadang dokumen salinan kertas asli memiliki kekuatan hukum yang unik, seperti perjanjian sewa guna usaha. Bagaimanapun, sambil berusaha menghindari dokumen yang tidak perlu, Anda perlu membangun sistem pencatatan yang baik untuk file keras Anda. Investasikan dalam serangkaian lemari arsip dan atur menurut jenis arsip yang mereka pegang, simpan jenis arsip dasar bersama-sama dan gunakan folder dan partisi untuk memisahkan arsip individual. Jangan biarkan jenis arsip dasar yang berbeda bercampur dalam lemari arsip yang sama. Beri label pada lemari dengan jelas, sehingga Anda tahu ke mana harus pergi untuk menyimpan atau mengambil catatan tertentu. Sisakan banyak ruang ekstra di lemari sehingga Anda dapat mengembangkan arsip Anda selama bertahun-tahun tanpa perlu memindahkan file atau lemari itu sendiri.

Memproses Catatan Masuk

Saat Anda membuat dan menerima dokumen selama operasi bisnis, tetap ikuti pengarsipan Anda, baik catatan elektronik maupun kertas. Proses dokumen baru sehingga Anda segera membuat versi digital - atau, saat memulai dengan versi digital, cetak salinan kertas jika perlu - lalu simpan salinan kertas dan kerjakan dari salinan digital untuk menghemat waktu dan masalah Anda. Cetak salinan kertas file yang diperbarui saat Anda membutuhkannya. Jangan biarkan file dan folder menumpuk di desktop atau di meja Anda. Simpan semuanya di lokasi yang sesuai saat Anda tidak menggunakannya secara aktif.

Memelihara File Digital

Ketika berhubungan dengan catatan elektronik, selama fase startup, semua file Anda mungkin muat di satu komputer — dan Anda mungkin satu-satunya karyawan. Namun, operasi akan berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis dan penggajian Anda, sehingga pada akhirnya Anda dapat berharap untuk memisahkan jenis rekaman dasar ke komputer khusus mereka sendiri. Cukup potong "cabang" pohon penyimpanan catatan Anda dan pindahkan folder yang sesuai ke komputer mereka sendiri. Selain itu, Anda dapat melakukan penyesuaian dan revisi pada struktur file Anda seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, yang membutuhkan divisi organisasi baru. Kemudian, saat file dan folder Anda menjadi lebih banyak, Anda terkadang dapat mengarsipkan catatan lama ke subfolder arsip untuk mengurangi kekacauan di ruang folder aktif. Simpan semua yang dapat diakses dengan mudah oleh Anda atau karyawan nanti.

Menjaga File Kertas

Ketika sampai pada file kertas, perbarui lemari file Anda secara rutin seperlunya sehingga semua catatan memiliki tempat yang logis. Secara berkala, hapus file lama yang mungkin tidak lagi Anda perlukan untuk keperluan bisnis atau pajak, dan arsipkan di lokasi terpisah - baik di lemari arsip arsip di lokasi, atau di gudang penyimpanan khusus.