Tugas dalam Lima Fase Manajemen Proyek

Menurut Project Management Institute Inc., manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang menggunakan alat, pengetahuan, keterampilan, dan teknik untuk memenuhi persyaratan proyek. Perusahaan dapat menggunakan proyek untuk mengembangkan produk baru, mengubah proses, atau memecahkan masalah. Ada lima fase proyek yang sukses. Tim proyek menyelesaikan tugas tertentu di setiap fase untuk menyelesaikan tujuan proyek.

Pemilihan Proyek

Dalam fase ini, tim proyek memilih proyek dan memutuskan apakah itu akan menguntungkan organisasi. Mereka menentukan ruang lingkup proyek dan hasil yang diinginkan. Sebelum memulai sebuah proyek, tim memutuskan apakah proyek tersebut realistis dan dapat diselesaikan dalam tiga kendala waktu, uang, dan ruang lingkup proyek utama.

Perencanaan proyek

Fase ini adalah yang terpanjang dan terpenting dari siklus proyek. Tanpa perencanaan ruang lingkup yang tepat, sebuah proyek memiliki peluang keberhasilan yang kecil. Anggota tim harus memutuskan anggaran, menetapkan jadwal, dan mengidentifikasi sumber daya dan hambatan apa pun untuk sukses. Tim memverifikasi ketersediaan sumber daya, bahan dan keahlian yang penting untuk penyelesaian proyek tepat waktu. Tim proyek harus menghabiskan waktu yang diperlukan untuk merencanakan proyek dan membuat perubahan rencana sebelum melanjutkan ke fase berikutnya. Tim dapat membuat rencana proyek secara tertulis untuk memperjelas peran, tanggung jawab, dan tenggat waktu proyek.

Peluncuran dan Eksekusi Proyek

Setelah rencana proyek dibuat, tim meluncurkan proyek tersebut. Pemimpin proyek harus mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab kepada setiap anggota tim dan menjelaskan jadwal dan tenggat waktu individu. Individu atau sub-tim mengerjakan tugas mereka sesuai dengan rencana proyek. Anggota tim perlu berkomunikasi secara teratur selama fase ini untuk memastikan tugas proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai spesifikasi.

Pemantauan dan Pengendalian Proyek

Selama fase ini, manajer proyek memantau jadwal proyek, rencana proyek dan kinerja anggota tim. Dia dapat mengatur pertemuan tinjauan proyek dan memerlukan laporan kinerja proyek secara berkala. Dia bertanggung jawab untuk memantau anggaran proyek, menentukan apakah kendala utama memengaruhi keberhasilan proyek, dan membuat penyesuaian yang diperlukan pada rencana proyek.

Proyek Selesai

Tidak seperti proses berkelanjutan, proyek memiliki awal dan akhir. Fase ini sering diabaikan, tetapi merupakan tugas penting yang mengakhiri proyek dan membebaskan tim proyek dari kewajiban lebih lanjut. Proyek dapat berakhir ketika semua tujuan terpenuhi atau atas permintaan klien, manajemen senior atau pemimpin proyek. Tim proyek atau pemimpin tim dapat bertemu dengan klien atau manajemen senior untuk meninjau hasil proyek dan merayakan keberhasilan.