Perhitungan Penggajian Manual

Pemrosesan penggajian membutuhkan penanganan yang cermat untuk memastikan pembayaran gaji yang akurat dan kepatuhan pajak penggajian. Pemberi kerja dapat menggunakan sistem komputerisasi internal di mana perangkat lunak penggajian melakukan penghitungan, atau dapat mengalihkan tugas tersebut ke penyedia layanan penggajian untuk menangani penghitungan. Itu juga dapat menggunakan sistem manual, yang membutuhkan lebih banyak kehati-hatian.

Identifikasi

Perhitungan penggajian manual berarti penggajian diproses dengan tangan. Ini tidak memerlukan investasi dalam perangkat lunak penggajian. Perangkat lunak semacam itu memiliki tarif yang tertanam dalam pemrograman, yang menghilangkan penghitungan manual pajak gaji. Selanjutnya, software menghitung gaji dan menyimpan data penggajian karyawan. Dengan penghitungan manual, perwakilan penggajian harus menghitung semua gaji dan pemotongan yang diperlukan secara manual. Jika perwakilannya tidak hati-hati, dia bisa membuat kesalahan.

Persyaratan

Biasanya, semua yang diperlukan untuk melakukan pemrosesan penggajian manual adalah kalkulator, cek kosong, mesin tik (jika cek gaji tidak ditulis tangan) dan alat tulis. Karyawan yang menangani penggajian harus memiliki pemahaman yang memadai tentang undang-undang penggajian agar mampu melakukan perhitungan dengan baik. Misalnya, dia harus tetap mengikuti undang-undang gaji Departemen Tenaga Kerja AS dan undang-undang pajak gaji Internal Revenue Service. Jika dia tidak memahami undang-undang ini dengan cukup baik, hasilnya bisa jadi adalah kesalahan gaji dan ketidakpatuhan terhadap undang-undang penggajian, yang menyebabkan biaya dan denda.

Jenis

Ada banyak jenis penghitungan penggajian manual. Perwakilan penggajian secara manual menghitung waktu pekerja per jam, yang termasuk menghitung data pencatat waktu. Dia menghitung gaji secara manual, yang mencakup membagi gaji tahunan dalam jumlah periode pembayaran dalam setahun. Dia secara manual menghitung gaji tambahan, seperti uang lembur, pesangon, dan pembayaran retroaktif karena kenaikan gaji.

Dia juga secara manual memproses karyawan baru dan pemutusan hubungan kerja serta menghitung pajak gaji. Yang terakhir termasuk menentukan jumlah pemotongan untuk pajak pendapatan federal, pajak pendapatan negara bagian (jika berlaku), pajak Jaminan Sosial dan pajak Medicare. Dia harus menghitung pemotongan undang-undang, seperti pemotongan gaji dan pemotongan tunjangan anak, serta pemotongan sukarela, seperti tunjangan pensiun, medis, cacat, jiwa dan gigi.

Sumber Daya Pajak

Saat menghitung pajak penghasilan federal secara manual, perwakilan penggajian harus selalu berkonsultasi dengan IRS Circular E (Panduan Pajak Pemberi Kerja), yang menginstruksikan pemberi kerja tentang cara menahan, melaporkan, dan membayar pajak penggajian federal. Ini berisi tabel pajak federal yang diperlukan untuk menghitung secara manual jumlah pemotongan karyawan serta tarif pajak Jaminan Sosial dan Medicare. Selain itu, ia harus menggunakan formulir W-4 karyawan untuk menghitung pajak penghasilan federal.

Peringatan

Seorang majikan harus melakukan perhitungan penggajian manual hanya jika penggajiannya kecil, seperti kurang dari 10 pekerja, karena kecenderungan kesalahan dalam prosesnya.